TUPY SA

Como mecanismo de promoção da estabilidade do controle e de regulação da relação entre os acionistas controladores, o teor dos votos sobre determinadas matérias proferidos exclusivamente pelos conselheiros de administração indicados pelos acionistas signatários do acordo de acionistas é vinculado à orientação dos referidos acionistas definida em sede de reunião prévia de acionistas.
As referidas matérias se encontram elencadas no acordo de acionistas, arquivado na sede da Companhia e disponibilizado na internet, no site de relações com investidores (www.tupy.com.br/ri), e na Comissão de Valores Mobiliários - CVM.
Não obstante, cabe ressaltar a perceptível evolução das práticas de governança corporativa da Companhia comparando-se o acordo de acionistas extinto em setembro de 2013 e o aditamento vigente desde então, à medida em que a orientação de voto para os membros do Conselho de Administração indicados pelos acionistas signatários abrange apenas determinadas matérias elencadas no acordo e não todas as matérias submetidas à deliberação do Conselho de Administração, tornando o órgão mais forte e atuante.
Ainda, independente da vinculação do voto dos Conselheiros indicados pelos acionistas controladores à orientação dos referidos acionistas, é importante destacar que estes Conselheiros, como os demais, também se submetem às obrigações e deveres previstos no art. 153 e seguintes da Lei das Sociedades Anônimas, em especial, dever de diligência, dever de lealdade, dever de informar e regras ligadas ao conflito de interesses, cabendo aos mesmos agir no melhor interesse da Companhia.
O exercício do direito de voto dos demais administradores e membros dos órgãos de fiscalização e controle não está vinculado ao referido acordo de acionistas.

Uma vez que a Companhia possui controle definido, a iniciativa da inclusão da atual medida de defesa à tomada hostil do controle acionário no estatuto social partiu dos seus acionistas controladores.
A referida medida de defesa (qualquer pessoa que venha a adquirir ou se torne titular de ações de emissão da Companhia, em quantidade igual ou superior a 30%, deverá, no prazo de 60 dias, realizar ou solicitar o registro de uma OPA para aquisição da totalidade das ações de emissão da Companhia) foi incluída no Estatuto Social da Companhia por aprovação unânime dos acionistas presentes na Assembleia Geral Extraordinária (AGE) realizada no dia 15.03.2013, com acionistas presentes representantes de 89,39% do capital social.
A indicação da origem e justificativa da proposta da administração referente à AGE de 15.03.2013, para inclusão da medida de defesa foi: "Considerando os planos da Companhia de aumentar sua dispersão acionária e as modernas práticas adotadas em cenário de maior pulverização, o texto ora adicionado visa mitigar as chances de tomada de controle hostil da Companhia. Não há previsão de efeitos jurídicos ou econômicos."
A citada Proposta da Administração e a ata da AGE de 15.03.2013 foram divulgadas na internet, no site de relações com investidores da Companhia (www.tupy.com.br/ri), e na Comissão de Valores Mobiliários - CVM em 14/03/2013 às 19:56 e 15/03/2013 às 16:27, respectivamente.
Não obstante, considerando a recomendação do Código Brasileiro de Governança Corporativa e, sobretudo, o dever de cuidado e diligência dos administradores estabelecidos na Lei das S.A., o entendimento do Conselho de Administração é de que o gatilho de acionamento da OPA (aquisição de 30% das ações de emissão da Companhia) e parâmetros para definição do preço das ações (o maior entre: (i) o maior preço pago pelo adquirente nos 12 meses anteriores: (ii) o maior preço de emissão das ações praticado em eventual aumento de capital, mediante distribuição pública ou privada (exceto aquele decorrente do plano de opção de compra de ações aprovado pelo Conselho de Administração, se for o caso), ocorrido no período de 24 meses que anteceder a data em que se tornar obrigatória a realização da OPA, atualizado pelo IPCA ou (iii) a cotação unitária média ponderada de fechamento das ações durante o período de 90 dias anteriores à realização da OPA) não impõem desvantagens excessivas à eventual mudança do poder de controle, protegem a manutenção de níveis adequados de liquidez das ações da Companhia e estão de acordo com os melhores interesses da Companhia e de seus acionistas.

Ao contrário do que é praticado por muitas companhias abertas, o Estatuto Social da Companhia não prevê o acréscimo de prêmios ou ágio sobre os valores a serem pagos no âmbito de uma OPA.

A Companhia possui uma política interna de destinação de resultados por meio da qual o Conselho de Administração estabelece diretrizes que deverão suportar a proposta de distribuição de dividendos e/ou juros sobre capital próprio.
A Administração define o montante de dividendos, considerando oportunidades de projetos estratégicos e condições financeiras que impactem a demanda por disponibilidade de caixa.
A despeito de tais mecanismos serem até então considerados suficientes pela Administração, assim que o cenário macroeconômico, que se encontra impactado pela pandemia de COVID-19 se estabilizar/definir, a Administração avaliará a sua política de destinação de resultados, considerando as melhores práticas de governança e, se for caso, fará as revisões pertinentes.

(i) Impactos das atividades da companhia na sociedade e no meio ambiente, visando a perenidade da companhia e a criação de valor no longo prazo:
O compromisso para a gestão sustentável, do ponto de vista econômico, ambiental e social, permeia a definição da estratégia de negócio da Companhia através dos ciclos do planejamento de longo prazo, que contam com a atuação do Comitê de Estratégia e Inovação (CEI) , comitê de assessoramento ao Conselho de Administração,, para identificação de novas demandas, negócios potenciais e inciativas relacionadas à pesquisa e inovação tecnológica.
Adicionalmente, em reunião do Conselho de Administração realizada em 24/06/2020, as atribuições do Comitê de Governança e Gestão de Pessoas (CGGP), comitê de assessoramento ao Conselho de Administração, foram ampliadas mediante reforma de seu regimento interno, para "acompanhar os indicadores e recomendar as melhores práticas de gestão Ambiental, Social e Proteção de Dados, visando a criação de valor no longo prazo".
A decisão do Conselho reflete a preocupação e consciência da Companhia quanto à importância dos aspectos Ambiental, Social, Governança e Proteção de Dados (ASG&D), sobretudo, diante da aceleração das transformações tecnológicas, ambientais, geopolíticas e socioeconômicas e tem por objetivo aprimorar o sistema de governança no que se refere à definição das estratégias dos negócios e avaliação dos impactos das suas atividades na sociedade e no meio ambiente.
(ii) Sistemas de Gerenciamento de Riscos, Controles Internos, Plano de Integridade e Compliance:
O Conselho de Administração avalia a exposição da Companhia a riscos mediante a discussão da matriz de riscos prioritários e respectivos planos de ação que são atualizados pelos gestores e previamente reportados ao Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário ("CAE"). A Política de Gestão de Riscos e Controles Internos foi aprovada pelo Conselho de Administração em 27/08/2014 e revisada em 20/04/2016 e em 29/10/2018. A eficácia dos Controles Internos é testada pela área de auditoria interna, conforme critérios de maturidade, e reportada em seu curso de progresso ao CAE e ao Conselho de Administração. O Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário participa das discussões entre a Companhia e os auditores independentes e reporta ao Conselho de Administração os pontos registrados na respectiva carta de controles. O Conselho Fiscal toma conhecimento dos resultados dos testes de efetividade realizados pela Auditoria Interna e é periodicamente atualizado sobre as conclusões dos auditores independentes a respeito do exame dos controles internos. Os indicadores de compliance, assim como o tratamento dado pelo Comitê de Ética e Conduta às manifestações recebidas pelo canal de denúncias, administrado por empresa terceirizada, são periodicamente monitorados pelo CAE, com foco nas questões de fraude, e pelo Comitê de Governança e Gestão de Pessoas ("CCGP"), nas questões de gestão de pessoas, e reportados ao Conselho de Administração. Os Programas de Integridade e de Compliance encontram-se em fase de organização e complementariedade das iniciativas existentes.
Maiores detalhes sobre os sistemas de gestão de Riscos e Controles Internos podem ser obtidos no item 5 do Formulário de Referência da Companhia (versão entregue no dia 30/07/2020).
(iii) Valores e Princípios Éticos:
O Código de Ética e Conduta foi publicado pela Companhia a nível global em fevereiro de 2014, tendo seu conteúdo sido ratificado pelo Conselho de Administração em agosto de 2018. Todos os funcionários da Companhia passam por treinamento sobre os seus termos. A seleção e cadastro de fornecedores externos obedece critérios rígidos que vão desde constituição societária até certificações, passando por responsabilidade social e fiscal e respeito às leis de não utilização de serviço escravo ou infantil e de proteção ao meio ambiente. Os fornecedores contratados recebem uma cópia do Código e expressamente firmam compromisso de observar e cumprir todos os seus princípios e diretrizes. Os fornecedores que, de alguma forma, recebem poderes de representação da Companhia, também passam por treinamento específico, assim como os seus funcionários.
(iv) Sistema de Governança Corporativa:
O sistema de governança da Companhia é periodicamente avaliado pelo CGGP, que é responsável por recomendar as melhores práticas de governança corporativa e acompanhar e contribuir para o aprimoramento do funcionamento dos órgãos de governança. Os resultados da avaliação do CGGP são reportados ao Conselho de Administração que, sendo identificado desvios relevantes, determina adoção de medidas corretivas.

O Estatuto Social da Companhia estabelece que o Conselho de Administração seja composto por 7 ou 9 membros dos quais, no mínimo, 2 ou 20%, o que for maior, deverão ser independentes, procedendo-se o arredondamento para o número inteiro imediatamente superior, quando o cálculo do percentual resultar em número fracionário.
De modo a conferir maior participação dos acionistas minoritários na administração, desde o ano de 2015, o Conselho é formado por 9 membros dos quais 3 deles são independentes.
Apesar de não haver previsão expressa no Estatuto Social referente à avaliação e divulgação, pelo Conselho de Administração, da relação de Conselheiros Independentes da Companhia, a caracterização de membros do Conselho de Administração como independentes, nos termos do artigo 26 do Estatuto Social, deverá ser deliberada na Assembleia Geral que os eleger, conforme definição do Regulamento do Novo Mercado. Adicionalmente, a Companhia divulga anualmente quem são seus Conselheiros independentes por meio de seu Formulário de Referência e o Conselho de Administração realiza, desde 2014, processo de autoavaliação anual, o qual avalia os aspectos de independência dos Conselheiros na sua atuação e responsabilidades.
A Companhia se vincula às regras do Novo Mercado, as quais a Administração entende serem suficientemente restritivas.

A política de indicação de membros do Conselho de Administração foi aprovada no ano de 2018, não inclui a participação de outros órgãos da Companhia no referido processo e norteará as indicações da próxima Assembleia Geral Ordinária em que houver eleição de conselheiros.
A indicação dos Conselheiros, nos termos da política de indicação da Companhia, observará o que dispõe o Estatuto Social da Tupy, o Regimento Interno do Conselho de Administração, além dos requisitos legais previstos nos artigos 118, 146 e 147 da Lei nº 6.404/1976 ("Lei das Sociedades por Ações"), assegurando os interesses dos acionistas e do mercado. Serão indicados para o Conselho de Administração profissionais qualificados, dotados de adequada experiência (técnica, profissional, acadêmica) e alinhados aos valores da Companhia, além dos aspectos éticos e comportamentais previstos no Código de Ética e Conduta da Tupy. A indicação deverá considerar, ainda, critérios como: reputação ilibada, disponibilidade de tempo para o exercício da função, complementaridade de competências e, sempre que possível, diversidade, para permitir que a Companhia se beneficie da pluralidade de argumentos e de um processo de tomada de decisão com maior qualidade e segurança, além da regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários, incluindo, mas não se limitando, as condições previstas nas Instruções CVM nº 367, de 29 de maio de 2002 e nº 586, de 8 de junho de 2017.
O acionista que submeter a indicação de membro do Conselho de Administração deverá apresentar, no mesmo ato: cópia do instrumento de declaração de desimpedimento, nos termos da Instrução CVM 367, ou declarar que obteve do indicado a informação de que está em condições de firmar tal instrumento, indicando as eventuais ressalvas: e o currículo do candidato indicado, contendo, no mínimo, sua qualificação, experiência profissional, escolaridade, principal atividade profissional que exerce no momento e indicação de quais cargos ocupa ou ocupou em conselhos de administração, fiscal ou consultivo em outras companhias e o atendimento aos requisitos da política de indicação.
Todas as informações dos candidatos recebidas serão devidamente divulgadas pela Companhia ao mercado, nos termos da Instrução CVM 481, de 17 de dezembro de 2009.

Desde o exercício de 2014, o Conselho de Administração realiza um processo de auto avaliação anual de forma colegiada e individual do Presidente do Conselho de Administração e do Secretário de Governança, conduzida por uma empresa de consultoria especializada no assunto. O processo de autoavaliação inclui a estrutura, responsabilidades e dinâmica de trabalho do Conselho de Administração. A partir do exercício de 2015, os Comitês de Assessoramento ao Conselho de Administração e seus respectivos coordenadores também passaram a ser submetidos ao mesmo processo anual de auto avaliação. Maiores detalhes sobre o processo podem ser obtidos no item 12.1 "d" do Formulário de Referência da Companhia (versão entregue no dia 30/07/2020).
A Administração entende que a prática adotada pela Companhia já contribui para a efetividade e aperfeiçoamento da governança da Companhia.

O Plano de Sucessão do Diretor Presidente foi aprovado pelo Conselho de Administração em 2016.

O Plano de Integração aprovado em dezembro de 2016 pelo Conselho de Administração estabelece o seguinte:
i) Recebimento de informações necessárias para o exercício de suas funções:
- Documentos:
- Estatuto Social consolidado:
- Acordo de Acionistas
- Código de Ética e Conduta
- Organograma funcional
- Composição dos órgãos de governança
- Regimento Interno do Conselho de Administração
- Regimento Interno do Conselho Fiscal
- Regimento Interno dos Comitês de Assessoramento (CAE, CGGP e CE)
- Regimento Interno da Diretoria Executiva
- Plano de atividades do Conselho de Administração e Comitês
- Políticas Corporativas
- Formulário de Referência
- Demonstrações Financeiras do exercício anterior
- Informações financeiras trimestrais (ITR) divulgadas no exercício anterior e atual
- Planejamento Estratégico em vigor
- Atas de reuniões dos órgãos de governança (CA, CF e Comitês) dos últimos 12 meses
- Ata da última Assembleia Geral Ordinária e das AGEs se houver
- Último relatório de auto avaliação do Conselho de Administração e Comitês
- Acesso ao portal interno de governança corporativa.
ii) Apresentação às pessoas-chave da organização
- Reuniões presenciais, conjunta e individual, com as seguintes pessoas:
- Presidente do Conselho de Administração
- Diretoria Executiva e equipe
iii) Visita acompanhada às instalações da Companhia

De acordo com o Regimento Interno do Conselho de Administração, os votos dos Conselheiros, orais ou escritos, serão tomados pelo Presidente, imediatamente após o encerramento dos debates, consignando-se na respectiva ata o resultado da votação e qualquer Conselheiro poderá apresentar declaração de voto, escrita ou oral, no momento em que estiver sendo processada a votação ou registrar sua divergência ou ressalva, quando for o caso.

O Acordo de Acionistas da Companhia estabelece que exclusivamente o Diretor Presidente da Companhia deverá ser indicado pelos acionistas controladores a partir de seleção pautada em critérios técnicos, assessorada por empresa especializada reconhecida nacional e internacionalmente.
Cabe ressaltar que o atual Diretor Presidente foi indicado pelo Conselho de Administração em decorrência de processo planejado, no âmbito de programa de sucessão existente na Companhia, e referendado pelos Acionistas Controladores.
Não há reserva de demais cargos ou posições gerenciais para indicação por acionistas.
Os acionistas signatários do acordo entendem que a indicação do Diretor Presidente é estratégica e gera maior alinhamento na condução dos negócios da Companhia.

A última avaliação individual do Diretor Presidente, referente ao exercício de 2019, ocorreu nas reuniões do Comitê de Governança e Gestão de Pessoas de 10 de fevereiro de 2020 e do Conselho de Administração de 12 de fevereiro de 2020.

A última avaliação dos demais Diretores Estatutários, referente ao exercício de 2019, ocorreu nas reuniões do Comitê de Governança e Gestão de Pessoas de 10 de fevereiro de 2020 e do Conselho de Administração de 12 de fevereiro de 2020.

Além de outras diretrizes, as premissas para definição da remuneração da Companhia determinadas pelo Conselho de Administração no ano de 2012, estabelece que as deliberações acerca da remuneração da administração devem ser fundamentadas em estudos de mercado. Além disso, as recomendações da área de Recursos Humanos no que diz respeito à gestão de carreira, plano de desenvolvimento, revisão salarial e plano de sucessão também são levadas em conta no processo decisório anual.
Cabe ressaltar, no entanto, que a política de remuneração da Companhia encontra-se em formalização, considerando as modernas e melhores práticas de mercado.
Maiores informações sobre as práticas de remuneração em vigor podem ser obtidas no item 13 do Formulário de Referência da Companhia (versão entregue no dia 30/07/2020)

A remuneração se baseia no desempenho e sustentabilidade financeira, bem como na promoção da retenção e motivação da diretoria executiva, tanto no curto quanto no médio e longo prazos, através de remunerações fixa e variável em espécie e ações.
Maiores informações sobre a Política de Remuneração podem ser obtidas no item 13 do Formulário de Referência da Companhia (versão entregue no dia 30/07/2020).

A estrutura de incentivos da Companhia leva em consideração atribuições, responsabilidades e riscos associados às atividades de cada cargo.
O Conselho de Administração, com apoio do Comitê de Governança e Gestão de Pessoas, é o órgão responsável pela definição da proposta da verba orçamentária destinada à remuneração da Administração e do Conselho Fiscal (Verba Global Anual da Remuneração) a ser submetida à Assembleia Geral.
Uma vez aprovada pela Assembleia Geral, a verba global anual da remuneração da administração é individualizada pelo Conselho de Administração. Nenhum Diretor estatutário da Companhia é responsável pela definição de sua própria remuneração.
Os Diretores não estatutários estão sujeitos às regras gerais dispostas na Consolidação das Leis do Trabalho e não possuem qualquer influência na definição de suas respectivas remunerações.

O Artigo 34 do Estatuto Social da Companhia estabelece que o Conselho de Administração deverá instalar Comitê de Auditoria e Riscos em caráter permanente. As práticas recomendadas pelo Código estão integralmente previstas no Estatuto Social da Companhia e no Regimento Interno do Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário aprovado pelo Conselho de Administração em 30/04/2020.

A área de auditoria interna da Companhia está estruturada de modo corporativo para atendimento das unidades no país e no exterior.
O plano de trabalho da auditoria interna é avaliado e aprovado anualmente pelo Conselho de Administração mediante manifestação do Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário e os resultados dos trabalhos são reportados mensalmente ao referido Comitê e semestralmente ao Conselho de Administração, ocasião em que a adequação de sua estrutura é avaliada com base no plano de trabalho, bem como no porte e na complexidade dos negócios da Companhia.
O item xxv do artigo 34 do Estatuto Social da Companhia estabelece que compete ao Conselho de Administração "nomear e destituir os responsáveis pela secretaria de governança, pela auditoria interna e pelo comitê de ética e conduta, os quais se subordinarão diretamente ao Conselho de Administração nestas respectivas funções".

A Companhia possui política de gerenciamento de riscos e controles internos aprovada pelo Conselho de Administração. Nela estão inclusas: a definição dos riscos para os quais a Companhia busca proteção, os instrumentos utilizados, a estrutura organizacional para gerenciamento dos riscos e a avaliação da adequação da estrutura e dos controles internos e diretrizes para estabelecimento de limites aceitáveis de exposição a riscos.
A Política de Gerenciamento de Riscos e Controles Internos encontra-se disponível no sistema da CVM na rede mundial de computadores e todas as suas informações podem ser obtidas no item 5 do Formulário de Referência da Companhia (versão entregue no dia 30/07/2020).

De acordo com processo ratificado pelo Conselho de Administração, os controles são periodicamente avaliados pelas áreas de negócio em processo de control self assessment organizado pela área de Gestão de Riscos e Controles Internos, após o que, a efetividade é testada pela área de auditoria interna, considerando critérios de maturidade dos controles por área.
As ações de compliance e o programa de integridade foram monitoradas pelos Comitês de Auditoria e Riscos Estatutário e de Governança e Gestão de Pessoas ao longo do exercício de 2019 e 2020. Atualmente, encontra-se em fase final de discussão para deliberação, no âmbito do Conselho de Administração, a implementação formal da área de compliance.

Embora não haja, até o momento, um processo formal de avaliação periódica da eficácia das políticas e dos sistemas de gerenciamento de riscos e de controles internos pela Diretoria, ao longo do monitoramento trimestral dos riscos pelo Conselho de Administração e pelo Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário o sistema é constantemente avaliado e criticado sob a égide das melhores práticas. Sendo identificada oportunidades de aprimoramento, as respectivas ações são pontualmente implementadas.
Neste sentido, cabe destacar que em outubro de 2018 o Conselho de Administração, por iniciativa da Diretoria Executiva e do Comitê de Auditoria e Riscos, procedeu à revisão da política de gerenciamento de riscos e do sistema de monitoramento dos riscos, o qual se encontra em vigor até o momento, ressalvado o constante aprimoramento conforme mencionado.
Diante da crise desencadeada pela pandemia da COVID-19 foi instalado o comitê executivo de crise e os riscos associados a este cenário passaram a ser monitorados mensalmente pelo Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário e pelo Conselho de Administração.
No que se refere ao programa de integridade/conformidade (compliance), a última avaliação pelo Comitê de Auditoria e Riscos, com o respectivo reporte ao Conselho de Administração, se deu no mês de fevereiro de 2020 (reunião do Comitê ocorrida em 21/02/2020 e do Conselho de 03/03/2020).

A Companhia possui Comitê de Ética e Conduta composto por um grupo de funcionários representando os setores de Recursos Humanos, Jurídico e Auditoria Interna, cuja principal função, dentre outras, é promover os princípios e condutas da Companhia e receber, avaliar e deliberar sobre denúncias recebidas e propor medidas corretivas.
A disseminação, treinamentos e atualização do Código de Ética e Conduta são de responsabilidade conjunta do Comitê com outras áreas internas (Recursos Humanos e Jurídico).
A vinculação direta do Comitê de Ética e Conduta ao Conselho de Administração foi efetivada no âmbito da reforma estatutária de 23.10.2019, passando a ser atribuição do Conselho a nomeação e destituição dos membros do Comitê.

O Canal de denúncia da Companhia é administrado por empresa terceirizada, que apresenta todas as denúncias recebidas ao Comitê de Ética e Conduta. Os resultados das apurações e providências adotadas Comitê de Ética e Conduta sobre as manifestações recebidas são levados ao conhecimento dos Comitês de Governança e Gestão de Pessoas e de Auditoria e Riscos Estatutário, do Conselho de Administração e do Conselho de Fiscal em periodicidades distintas.
Cabe ressaltar ainda que todas as situações de fraude tratadas pelo Comitê de Ética e Conduta devem ser reportadas imediatamente ao Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário que, por sua vez, deve comunicar ao Conselho de Administração aquelas cometidas pela administração da Companhia, qualquer que seja o valor, e cometidas por empregados ou contratados, quando relevantes.

Todos os órgãos da governança possuem regimentos internos próprios com definição clara de funções, papéis e responsabilidades.
As atribuições do Conselho de Administração são definidas pelo Estatuto Social e por seu Regimento Interno e as alçadas de atuação da Diretoria Executiva são estabelecidas pelo Conselho de Administração por meio de política própria.

Em outubro de 2018, o Conselho de Administração revisou a Política de Transações com Partes Relacionadas, vigente desde setembro de 2015, para, além de outros aprimoramentos pontuais, detalhar o tratamento que deve ser dado às situações de conflito de interesse nos termos das recomendações do Código Brasileiro de Governança Corporativa e do Regulamento do Novo Mercado da B3.
Ademais, o Regimento Interno do Conselho de Administração expressamente veda ao Conselheiro intervir em operações que tenham interesse conflitante com a Companhia ou com qualquer empresa controlada, devendo, na hipótese, consignar as causas do seu impedimento em ata.
Por fim, cabe ressaltar que, em outubro de 2017, a Diretoria Executiva implementou norma interna de conflito de interesses, aplicável a todos os funcionários da Companhia e de suas subsidiárias, terceiros que mantêm relação direta ou indireta com a Companhia ou seus representantes. A citada norma foi objeto de ampla divulgação e treinamento perante seus colaboradores. Todos os colaboradores da Companhia firmam termo de adesão e compromisso à norma de conflito de interesses e declaração de potenciais e reais conflitos de interesses.

Todas as Assembleias Gerais da Companhia são acompanhadas pelo Secretário de Governança Corporativa, por membros do departamento Jurídico e, a depender da complexidade das deliberações, também por advogados externos especializados, os quais são plenamente habilitados para receber e processar alegações de conflitos de interesses, e de anulação de votos proferidos em conflito, ainda que posteriormente ao conclave.

As diretrizes gerais para as transações que envolvam a Companhia ou suas sociedades subsidiárias e pessoa que possa ser considerada Parte Relacionada são estabelecidas pela Política de Transações com Partes Relacionadas, conforme informado no item 5.2.2 do presente informe.
Nos termos do 34, item iv, alínea "e" do Estatuto Social da Companhia, compete ao Comitê de Auditoria Estatutário, na qualidade de órgão vinculado ao Conselho de Administração: "avaliar, monitorar, e recomendar à administração a correção ou aprimoramento das políticas internas da Companhia, incluindo a política de transações entre partes relacionadas".
A Administração entende que a previsão do assunto em documento específico, com diretrizes estabelecidas pelo Conselho de Administração, como também com previsão estatutária de avaliação e monitoramento contínuo da política pelo Comitê de Auditoria e Riscos Estatutário, é suficiente para atender o melhor interesse da Companhia e acionistas.

Todas as regras recomendadas no item 5.3.2 estão previstas na Política de Transações com partes Relacionadas da Companhia revisada em outubro de 2018.
As propostas de contratação de operações que configurarem Transação com Parte Relacionada deverão ser submetidas à deliberação da Diretoria Estatutária, acompanhadas dos elementos necessários à análise da aderência da transação às diretrizes da referida política.
Transações com Partes Relacionadas que individualmente ou em conjunto ultrapassem o valor de R$ 5 milhões, ou que possam expor a Companhia a riscos significativos ou incomuns, conforme avaliação da Diretoria Estatutária, deverão ser submetidas à deliberação do Conselho de Administração, mediante parecer prévio do CAE, devem, preferencialmente, ser embasadas por laudos de avaliação independentes nos termos recomendados pelo item 5.3.2 e estão sujeitas a prévia manifestação dos acionistas controladores de acordo com o previsto no Acordo de Acionistas.
As operações de empréstimos e financiamentos que por ventura venham a ser firmadas entre a Companhia ou suas Controladas e o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social - BNDES, controlador indireto da Companhia, estão dispensadas da apresentação dos laudos de avaliação independentes mencionados acima. Contudo, deverão ser apresentadas alternativas de mercado que justifiquem a opção pela contratação.

Em outubro de 2018, o Conselho de Administração revisou a Política de Informações e Negociação de Valores Mobiliários, vigente desde janeiro de 2013, para, além de outros aprimoramentos pontuais, contemplar as recomendações do Código Brasileiro de Governança Corporativa e do Regulamento do Novo Mercado da B3.
Neste sentido, como controle para monitoramento das negociações, podem ser destacados: (i) checagem mensal da base acionária da Companhia com vistas a identificar eventuais movimentações realizadas pelos administradores e pessoas ligadas, conforme art. 11 da Instrução CVM 358/2002: (ii) questionamento mensal dos administradores e pessoas ligadas sobre qualquer negociação com valores mobiliários emitidos pela Companhia, realizada em seu nome ou por seu cônjuge/convivente/dependente, ou por empresa na qual detenha participação na condição de sócio (controlador direto ou indireto) e (iii) com apoio da Secretaria de Governança e da Diretoria Jurídica da Companhia, a eventual ocorrência dos períodos de vedações previstos no art. 14 da Instrução CVM 358/2002 é prontamente informada pela Diretoria de Relações com Investidores às pessoas envolvidas.

A Política de Delegação de Autoridade da Companhia estabelece que permutas e doações de bens, exceto os classificados como inservíveis, bem como empréstimos de recursos financeiros para fornecedores ou clientes, independentemente do valor, deverão ser aprovadas pelo Conselho de Administração. Tal política foi aprovada pelo Conselho de Administração em 18/12/2015.